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Mener un projet FSE

Le parcours d'un dossier en 8 étapes : du dépôt au paiement de la subvention

La demande de subvention FSE 

Page actualisée au 02/2011

1 - Une demande de subvention matérialisée. Le projet doit intégrer en amont les exigences du FSE : éligibilité des dépenses, contreparties financières, priorités transversales, publicité du cofinancement européen. 2 points clés concernent l'organisation de la structure :

• la qualité de sa gestion administrative et comptable
• sa capacité à rendre compte lors des différents contrôle.

2 - Le dépôt de la demande. Le dossier doit être déposé 6 mois avant la fin de l'action auprès du service compétent.

L'ensemble du dossier est téléchargeable ci dessous. Le tableau excel pour le plan de financement et les indicateurs est automatique, nous vous remercions de veiller à ne pas effacer les formules.

• la notice explicative
• le dossier de demande
• le plan de financement et les indicateurs

L'instruction et la programmation d'un dossier FSE

3 - L'instruction du dossier. Le service gestionnaire examine la demande et émet un avis. Le projet est ensuite soumis au comité de programmation. Lorsque le dossier est incomplet, le porteur est invité à apporter les pièces complémentaires.

4 - Le passage en comité de programmation. Le projet, une fois le dossier complet, est présenté en CPIP formation thématique 2.

5 - L'avis du comité de programmation et ses suites. Après le passage en CPIP, le porteur est informé de la décision prise par notification. En cas d'avis favorable, il reçoit une notification d'attribution de subvention. S'en suit alors l'envoi de la convention. En cas d'avis non favorable, le porteur est informé par notification défavorable.

Le suivi d'un projet bénéficiaire de FSE

6 - Le suivi du projet. Le service gestionnaire peut effectuer des visites sur place en cours de réalisation de l'action. Si le projet ne se déroule pas comme prévu, le porteur doit en avertir le service gestionnaire qui appréciera l'opportunité de passer un avenant à la convention.

7 - la demande de remboursement et le contrôle de service fait. Tout paiement est conditionné par l'envoi d'un bilan d'exécution au service gestionnaire, qu'il soit final ou intermédiaire. Ce bilan est contrôlé par le service qui détermine le montant communautaire à verser au regard des réalisations.

8 - L'archivage du dossier. Plusieurs types de contrôle peuvent intervenir après le contrôle de service fait. Cela suppose donc de bien archiver et de bien conserver toutes les pièces justificatives dans un dossier unique jusqu'à leur date limite de conservation.

Les obligations du porteur de projet

• Assurer une exécution conforme de l'opération telle que convenue dans la convention. En cas de modification, le porteur doit en avertir le service instructeur.
• Assurer la publicité de la participation du FSE auprès des participants de l'opération et du grand public.
• Mettre en place les outils de suivi adéquats
• Rendre compte des dépenses acquittées et des ressources mobilisées
• Participer aux actions d'évaluation
• Archiver les pièces

Le tableau d'exécution des opérations est téléchargeable ci dessous, veillez à ne pas effacer les formules. Le kit de publicité ainsi que le guide du bénéficiaire sont des outils crées pour vous accompagner dans vos démarches.

• le tableau type pour le bilan d'éxécution final (zip)
• le kit de publicité FSE (.pdf)
• le guide du bénéficiaire (.pdf)
• le guide sur le renseignement des indicateurs (pdf)